Die Kanzleisoftware läuft, E-Mails funktionieren und bei kleineren Problemen findet sich meistens jemand, der sich darum kümmert. Gerade in kleineren Kanzleien wird die IT deshalb häufig zumindest teilweise selbst verwaltet.
Mit zunehmender Digitalisierung steigt jedoch der Aufwand und die Komplexität: Arbeitsplätze, Microsoft 365, Kanzleisoftware, Backup, Firewall, Updates, Benutzerkonten und Zugriffsrechte müssen eingerichtet, überwacht und aktuell gehalten werden. Gleichzeitig braucht es schnelle Unterstützung, wenn ein System ausfällt.
Die Alternative ist Managed IT: Ein externer IT-Dienstleister übernimmt definierte Aufgaben oder die laufende Betreuung der gesamten Kanzlei-IT.
Welche Variante sinnvoller ist, hängt nicht nur von den Kosten ab. Ebenso wichtig sind interne Ressourcen, Reaktionszeiten, Dokumentation und die Frage, wer im Ernstfall Verantwortung übernimmt.
Was bedeutet Managed IT?
Bei Managed IT wird die IT nicht erst dann betreut, wenn etwas nicht mehr funktioniert. Der Dienstleister übernimmt laufend definierte Aufgaben und sorgt dafür, dass Systeme gewartet, überwacht und dokumentiert werden.
Je nach Vereinbarung kann die Betreuung beispielsweise umfassen:
- Arbeitsplätze und Notebooks
- Server und Netzwerk
- Firewall und WLAN
- Microsoft 365 und E-Mail
- Backup und Wiederherstellung
- Benutzerkonten und Zugriffsrechte
- Updates und Sicherheitsmaßnahmen
- Kanzleisoftware und Schnittstellen
- laufenden IT-Support
- Monitoring wichtiger Systeme
- IT-Dokumentation
Dabei muss nicht zwingend die gesamte IT ausgelagert werden. Auch Mischformen sind möglich: Bestimmte Aufgaben bleiben innerhalb der Kanzlei, während technisch anspruchsvollere oder zeitkritische Bereiche durch einen IT-Dienstleister betreut werden.
Kanzlei-IT selbst verwalten: Wann kann das funktionieren?
Nicht jede Kanzlei benötigt zwingend eine vollständig ausgelagerte IT-Betreuung.
In einer kleinen Kanzlei mit wenigen Arbeitsplätzen und einer überschaubaren IT-Infrastruktur können bestimmte Aufgaben intern übernommen werden – insbesondere dann, wenn entsprechendes technisches Wissen vorhanden ist.
Dazu können beispielsweise einfache Benutzeränderungen, kleinere organisatorische Aufgaben oder die Verwaltung bestimmter Anwendungen gehören.
Entscheidend ist jedoch, dass klar definiert wird, wo die interne Verantwortung endet und ab wann externe IT-Unterstützung notwendig ist.
Denn zentrale Aufgaben wie Backup, Firewall, Microsoft-365-Administration oder Serverwartung sollten nicht nebenbei erledigt werden, wenn das notwendige Fachwissen oder die Zeit dafür fehlen.
Der tatsächliche Aufwand wird leicht unterschätzt
Auf den ersten Blick kann die Selbstverwaltung günstiger erscheinen. Schließlich fallen keine oder geringere laufende Betreuungskosten an.
Dabei wird jedoch häufig die eigene Arbeitszeit nicht berücksichtigt.
Wenn Kanzleiinhaber:innen oder Mitarbeiter:innen regelmäßig:
- Updates kontrollieren,
- Benutzer:innen einrichten,
- Geräte konfigurieren,
- Fehlermeldungen analysieren,
- Softwareanbieter kontaktieren,
- Backup-Probleme prüfen oder
- Zugriffsrechte verwalten,
fehlt diese Zeit für die eigentliche Kanzleiarbeit.
Hinzu kommt, dass komplexere technische Probleme häufig länger dauern, wenn sie von Personen gelöst werden müssen, die sich nur gelegentlich damit beschäftigen.
Kosten: Selbstverwaltung ist nicht automatisch günstiger
Die Kosten sollten daher nicht nur anhand der monatlichen Rechnung eines IT-Dienstleisters beurteilt werden.
Bei einer selbst verwalteten IT entstehen ebenfalls Aufwände:
- interne Arbeitszeit
- Fehlersuche und Problemlösung
- Schulungen und Weiterbildung
- mögliche längere Ausfallzeiten
- externe Unterstützung bei komplexen Problemen
- fehlende Standardisierung und Dokumentation
Managed IT verursacht dagegen planbare laufende Kosten. Dafür werden definierte Aufgaben kontinuierlich übernommen.
Für einen sinnvollen Vergleich sollte daher nicht nur gefragt werden:
„Was kostet der IT-Dienstleister?“
sondern auch:
„Was kostet es uns, diese Aufgaben intern zuverlässig abzudecken?“
Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich meist erst bei einer Störung.
Funktioniert ein einzelner Drucker nicht, ist eine längere Reaktionszeit möglicherweise verkraftbar. Sind hingegen Kanzleisoftware, E-Mail, Server oder Fristenkalender nicht verfügbar, sieht die Situation anders aus.
Deshalb sollten vor einer Zusammenarbeit klare Fragen beantwortet werden:
- Wann ist der IT-Support erreichbar?
- Über welche Wege können Störungen gemeldet werden?
- Wie werden dringende Ausfälle priorisiert?
- Welche Reaktionszeiten sind vereinbart?
- Gibt es Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit?
- Wer koordiniert bei Problemen mit externen Softwareanbieter?
Gerade dieser letzte Punkt ist wichtig. In einer modernen Kanzlei arbeiten häufig mehrere IT- und Softwarelösungen zusammen. Im Störungsfall sollte klar sein, wer die technische Koordination übernimmt.
Managed IT sollte Probleme möglichst früh erkennen
Gute IT-Betreuung besteht nicht ausschließlich darin, auf Supportanfragen zu reagieren.
Einige Probleme lassen sich erkennen, bevor Mitarbeiter:innen sie im Arbeitsalltag bemerken. Dazu gehören beispielsweise:
- knapp werdender Speicherplatz
- fehlgeschlagene Backups
- nicht erreichbare Systeme
- fehlerhafte Dienste
- ausstehende Updates
- Probleme mit Sicherheitskomponenten
Durch Monitoring und laufende Wartung können solche Entwicklungen frühzeitig erkannt werden.
Das ersetzt zwar nicht jede Störung, reduziert aber die Abhängigkeit davon, dass ein Problem zufällig von einer Person in der Kanzlei bemerkt wird.
Wer trägt welche Verantwortung?
Ein externer IT-Dienstleister bedeutet nicht, dass die Kanzlei sämtliche Verantwortung abgibt.
Vielmehr sollten die Zuständigkeiten klar verteilt und dokumentiert werden.
Beispielsweise:
IT-Dienstleister
- technische Betreuung
- Updates und Wartung
- Backup-Überwachung
- Netzwerk und Firewall
- technische Benutzerverwaltung
- Fehleranalyse und Support
Kanzlei
- Freigabe neuer Benutzer und Berechtigungen
- Entscheidung über benötigte Software
- Meldung organisatorischer Veränderungen
- interne Sicherheitsregeln
- Festlegung von Verantwortlichkeiten
Softwareanbieter
- Support und Wartung ihrer jeweiligen Fachanwendung
- spezifische Updates
- Fehler innerhalb der Anwendung
Je klarer diese Grenzen definiert sind, desto weniger Unklarheiten entstehen bei einem tatsächlichen Problem.
Dokumentation schützt vor Abhängigkeit
Ein häufiger Einwand gegen Managed IT lautet: „Dann sind wir vom IT-Dienstleister abhängig.“
Diese Abhängigkeit kann tatsächlich entstehen – vor allem dann, wenn Systeme und Zugänge schlecht dokumentiert sind.
Eine professionell betreute Kanzlei sollte deshalb selbst Zugriff auf die wesentlichen Informationen über ihre IT besitzen.
Dazu gehören unter anderem:
- Übersicht über Server und Arbeitsplätze
- Netzwerk- und Systemdokumentation
- Microsoft-365-Umgebung
- Backup-System
- Firewall und Internetzugang
- wichtige Verträge und Lizenzen
- administrative Zugänge
- zuständige Softwareanbieter
- Domain- und Hostingzugänge
Besonders kritische administrative Konten sollten nicht ausschließlich unter Kontrolle des externen Dienstleisters stehen.
Die Kanzlei sollte auch bei einem späteren Wechsel des IT-Dienstleisters handlungsfähig bleiben.
Nicht alles über ein einziges Benutzerkonto verwalten
Auch bei Managed IT sollte der Dienstleister nicht einfach ein gemeinsames Administratorkonto für alle Aufgaben verwenden.
Persönliche administrative Konten und nachvollziehbare Zugriffsrechte erleichtern die Kontrolle und sorgen dafür, dass Berechtigungen gezielt vergeben und wieder entfernt werden können.
Dasselbe gilt für Mitarbeiter:innen innerhalb der Kanzlei.
Ein strukturierter Umgang mit Benutzerkonten, Passwortmanagement und Zugriffsrechten sollte deshalb Bestandteil der laufenden IT-Betreuung sein.
Was passiert außerhalb der Supportzeiten?
Auch dieser Punkt sollte vorab geklärt werden.
Nicht jede Kanzlei benötigt rund um die Uhr IT-Support. Trotzdem sollte feststehen, was bei einem kritischen Ausfall außerhalb der üblichen Geschäftszeiten passiert.
Wichtige Fragen sind:
- Gibt es einen definierten Notfallkontakt?
- Welche Ereignisse gelten als kritisch?
- Welche Leistungen sind im Vertrag enthalten?
- Welche zusätzlichen Kosten können entstehen?
- Wie wird mit einem Ausfall am Abend oder Wochenende umgegangen?
Entscheidend ist nicht, möglichst umfangreiche Bereitschaftszeiten einzukaufen, sondern eine Lösung zu vereinbaren, die zum tatsächlichen Bedarf der Kanzlei passt.
IT-Sicherheit braucht laufende Betreuung
Viele Sicherheitsmaßnahmen sind keine einmaligen Projekte.
Firewall, Backup, Updates, Benutzerkonten und Zugriffsrechte müssen regelmäßig überprüft werden. Neue Mitarbeiter kommen hinzu, andere verlassen die Kanzlei, Geräte werden ersetzt und Anwendungen verändern sich.
Ein regelmäßiger IT-Check für Kanzleien hilft dabei, solche Veränderungen systematisch zu überprüfen.
Bei einer Managed-IT-Betreuung sollten viele dieser Aufgaben bereits Teil der laufenden Wartung sein.
Wann ist Managed IT für eine Kanzlei sinnvoll?
Eine laufende Betreuung durch einen externen IT-Dienstleister ist insbesondere dann interessant, wenn:
- intern keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist,
- die Kanzlei stark von digitalen Systemen abhängig ist,
- Ausfallzeiten möglichst kurz gehalten werden sollen,
- Mitarbeiter:innen einen klaren IT-Ansprechpartner benötigen,
- Backup und IT-Sicherheit laufend überwacht werden sollen,
- Zuständigkeiten klar dokumentiert sein sollen,
- mehrere Software- und IT-Anbieter koordiniert werden müssen.
Je größer und komplexer die Kanzlei wird, desto wichtiger wird eine klare Struktur der IT-Betreuung.
Bei sehr großen Kanzleien kann wiederum eine eigene interne IT-Abteilung sinnvoll sein. Auch hier können bestimmte Bereiche zusätzlich an spezialisierte externe Dienstleister ausgelagert werden.
Die Kombination aus interner Zuständigkeit und externem IT-Partner
In vielen Fällen muss die Entscheidung nicht „entweder selbst verwalten oder vollständig auslagern“ lauten.
Sinnvoll kann eine klare Aufteilung sein.
Innerhalb der Kanzlei gibt es beispielsweise eine verantwortliche Person, die organisatorische Änderungen koordiniert und erste Ansprechpartner:in für das Team ist.
Der externe IT-Dienstleister übernimmt dagegen:
- technische Administration
- Wartung
- Monitoring
- Backup
- IT-Sicherheit
- komplexere Supportfälle
Damit bleiben Wissen und Entscheidungsfähigkeit innerhalb der Kanzlei, während technische Aufgaben professionell betreut werden.
Worauf sollten Sie bei Managed IT achten?
Vor der Beauftragung sollten Leistungen und Zuständigkeiten möglichst konkret geklärt werden.
Achten Sie insbesondere auf:
- Klare Leistungsbeschreibung
Welche Systeme und Aufgaben werden tatsächlich betreut? - Definierte Erreichbarkeit
Wann und über welche Wege ist Support verfügbar? - Nachvollziehbare Reaktionszeiten
Wie werden normale Anfragen und kritische Störungen unterschieden? - Dokumentation
Sind Systeme, Zugänge und Zuständigkeiten nachvollziehbar dokumentiert? - Eigene administrative Kontrolle
Behält die Kanzlei Zugriff auf ihre wesentlichen Systeme und Konten? - Regelmäßige Wartung
Werden Backup, Updates und Sicherheitsmaßnahmen tatsächlich laufend kontrolliert? - Transparente Kosten
Welche Leistungen sind enthalten und wann entstehen zusätzliche Kosten?
IT-Betreuung für Ihre Kanzlei
Sie möchten die IT Ihrer Kanzlei nicht nebenbei verwalten müssen, aber trotzdem die Kontrolle über Ihre Systeme und Zugänge behalten?
tech4legal unterstützt Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien bei der Einrichtung und laufenden Betreuung ihrer IT – von Arbeitsplätzen und Microsoft 365 über Netzwerk, Backup und IT-Sicherheit bis zum laufenden Support.
Fazit: Managed IT bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben
Ob eine Kanzlei ihre IT selbst verwaltet oder einen externen Dienstleister beauftragt, hängt von Größe, Infrastruktur, internem Know-how und den Anforderungen an Verfügbarkeit und Support ab.
Entscheidend ist, die tatsächlichen Kosten und Risiken miteinander zu vergleichen.
Wer die IT selbst betreut, benötigt ausreichend Zeit und Fachwissen. Bei Managed IT entstehen laufende Kosten, dafür können Wartung, Monitoring, Support und technische Verantwortung klar organisiert werden.
Eine gute IT-Betreuung sollte dabei keine unnötige Abhängigkeit schaffen. Systeme, Zugänge und Verantwortlichkeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert bleiben und die Kanzlei sollte jederzeit die Kontrolle über ihre zentralen Konten und Daten behalten.
So wird aus Managed IT keine vollständige Auslagerung der Verantwortung, sondern eine klare Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und IT-Partner.
Häufige Fragen zu Managed IT für Kanzleien
Was bedeutet Managed IT?
Managed IT bedeutet, dass ein externer IT-Dienstleister definierte Aufgaben der laufenden IT-Betreuung übernimmt. Dazu können Wartung, Monitoring, Backup, Updates, IT-Sicherheit und Support gehören.
Ist Managed IT für kleine Kanzleien sinnvoll?
Auch kleine Kanzleien können davon profitieren, insbesondere wenn intern kein ausreichendes IT-Know-how vorhanden ist. Der Umfang der Betreuung sollte jedoch zur Größe und Komplexität der Kanzlei passen.
Ist die eigene Verwaltung der Kanzlei-IT günstiger?
Nicht automatisch. Neben direkten Kosten müssen auch interne Arbeitszeit, Schulungsaufwand, Fehlersuche und mögliche längere Ausfallzeiten berücksichtigt werden.
Macht Managed IT die Kanzlei vom IT-Dienstleister abhängig?
Eine gewisse Zusammenarbeit ist unvermeidbar. Unnötige Abhängigkeiten lassen sich jedoch durch eine vollständige IT-Dokumentation und eigene administrative Zugänge vermeiden.
Welche Reaktionszeiten sollte ein IT-Dienstleister bieten?
Das hängt von den Anforderungen der Kanzlei ab. Wichtig ist vor allem, dass normale Supportanfragen und kritische Ausfälle unterschieden werden und die vereinbarten Reaktionszeiten transparent dokumentiert sind.
Kann die Kanzlei bestimmte IT-Aufgaben weiterhin selbst übernehmen?
Ja. Managed IT muss nicht bedeuten, sämtliche Aufgaben auszulagern. Häufig ist eine Kombination aus interner organisatorischer Zuständigkeit und externer technischer Betreuung sinnvoll.
