IT-Lösungen für Kanzleien: Planung, Einrichtung & Betreuung
Sie planen die Eröffnung einer neuen Kanzlei oder suchen einen zuverlässigen IT-Dienstleister für Ihre bestehende Kanzlei? Wir sind spezialisiert auf IT-Lösungen für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungskanzleien, Notariate und Kanzleiverbünde und bringen jahrelange Erfahrung im rechtlichen und steuerlichen Umfeld mit.
KANZLEI HARDWARE
Komplette Kanzlei-Hardware inkl. Installation
Ihre gesamte IT-Infrastruktur für die Kanzlei aus einer Hand geliefert und implementiert. Wir beraten, konzipieren Ihr Netzwerk und liefern alle nötigen IT-Komponenten!
Die Notwendigkeit eines Servers in einer Anwaltskanzlei hat sich in den letzten Jahren aufgrund der Entwicklung von Cloud-Lösungen verändert. Früher war ein eigener Server oft unerlässlich, um Daten zu speichern und Anwendungen auszuführen. Wir zeigen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen auf und entwickeln eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Kanzlei. Sollte ein Server notwendig sein, kümmern wir uns um Einrichtung und Wartung
- Beratung, Kauf und Konfiguration
- Markenhardware von Partnerbetrieben
- Laufende Wartung und Support
- Passende Backuplösung
- Einfache Erweiterung
Ein ideales IT-Netzwerk ist nicht kompliziert, es müssen lediglich die einzelnen Komponenten aufeinander abgestimmt sein. Keine Sorge: als IT-Partner für Juristen und Steuerberater nehmen wir das gerne für Sie in die Hand, und sorgen dafür, dass PCs, Drucker und spezielle juristische Anwendungen perfekt zusammenspielen. Wir unterstützen Sie, egal ob eine kleine kostengünstige Lösung oder eine komplexe IT-Landschaft gefragt ist.
- Firewall: Schützt das Netzwerk vor externen Angriffen.
- Zugriffsberechtigungen: Jeder Benutzer sollte nur auf die für seine Aufgaben notwendigen Daten zugreifen können.
- Datensicherung: Regelmäßige Backups sind unerlässlich
- Virenschutz: Eine umfassende Virenschutzlösung schützt vor Malware.
WLAN ist in einer modernen Anwaltskanzlei zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Es ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise, eine bessere Kommunikation und einen höheren Mandantenkomfort. Allerdings ist es wichtig, die Sicherheit der Mandantendaten zu gewährleisten und entsprechende Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
- Für Mandanten sollte ein separates Gäste-WLAN eingerichtet werden, um den Zugriff auf sensible Mandantendaten zu verhindern.
- Das WLAN sollte mit einer starken Verschlüsselung gesichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Software und Geräte sollten regelmäßig auf dem neuesten Stand gehalten werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
Bei Telefonanlagen gibt es zwei Varianten: Hardware-Voiceover IP (VOIP) Telefonanlagen, bei der Sie die Hardware vor Ort stehen haben, oder gehostete VOIP-Telefonanlagen, bei der die Telefonanlage in einem Rechenzentrum für Sie betrieben wird.
Bei beiden Varianten können Sie alle nötigen Endgeräte betreiben: kabelgebundene Telefone, Schnurlos-Telefone, Fax, Anrufbeantworter etc.
- Niedrigere Gesprächskosten
- Nahtlose Verbindung und Integration mit anderen Systemen
- Die Anzahl der Nebenstellen kann bei Bedarf schnell und einfach angepasst werden
- Moderne VoIP-Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards und schützen die Mandantendaten
Ein VPN ist für Juristen und Steuerberater ein unverzichtbares Werkzeug, um die Sicherheit und den Schutz von Mandantendaten zu gewährleisten. Durch die Verschlüsselung der Datenübertragung und den Schutz vor Cyberangriffen trägt ein VPN dazu bei, das Vertrauen der Mandanten zu stärken und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
- Sicherer Zugriff auf elektronische Akten und Dokumente
- Schutz vor Cyberangriffen
- Schutz sensibler Mandantendaten durch Verschlüsselung
Weniger Ausfälle durch eine stabile Kanzlei-IT
mit verlässlichem Support
Laufender IT-Support
Unser Team betreut Sie dauerhaft und ohne mühsamen Personalwechsel. So entsteht eine kontinuierliche und enge Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Team. Notwendige Service- und Support-Maßnahmen werden rasch umgesetzt
Kostensicherheit
Wir arbeiten auf der Basis von Pauschalen – für unsere Kund:innen entsteht dadurch Kostensicherheit und -transparenz. Vor Erbringung der Leistung erhalten Sie ein Angebot und eine detaillierte Leistungsbeschreibung zur Freigabe.
Full Service
Wir planen, installieren und betreiben IT-Netzwerke für alle juristischen und steuerberatenden Bereiche. Dabei sind wir sowohl auf Neuinstallationen als auch auf Sanierung und Erweiterung von bestehenden Netzwerken oder VoIP-Telefonanlagen spezialisiert.
„Ohne eine zuverlässige IT-Infrastruktur ist es für Anwälte, Steuerberater und Notare nahezu unmöglich, ihre Arbeit effizient und sicher zu erledigen. Wir sehen unsere Aufgabe darin, juristischen Berufen die bestmögliche IT-Lösung anzubieten, damit sie sich voll und ganz auf ihre Mandanten konzentrieren können.“
MARKUS DITTRICH, GESCHÄFTSFÜHRER
Ihr Nutzen
IT-Systeme wirken oft umständlich und kompliziert. Wir sind es nicht.
Wir identifizieren Optimierungsmöglichkeiten Ihrer IT-Landschaft und erarbeiten maßgeschneiderte IT-Lösungen für Ihre Kanzlei, die Sie direkt anwenden können.
IT-Beratung & Planung
Als IT-Dienstleister mit erfahrenen Mitarbeiter:innen bieten wir Anwälten, Steuerberatern und Notaren eine umfassende Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Betreuung ihrer IT-Infrastruktur und sorgen damit für einen reibungslosen Kanzleibetrieb.
Umsetzung der Kanzlei-IT
Ob neue Kanzlei oder Unterstützung in einer bestehenden Kanzlei. Wir helfen Ihnen vom Einrichten des Computernetzwerks bis zur Auswahl der Kanzleisoftware und sichern einen effizienten und störungsfreien Betrieb.
IT-Betreuung im laufenden Betrieb
Wir sind immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort – nämlich genau da, wo Sie uns brauchen. Denn auch nach der Umsetzung stehen wir Ihnen mit unserer Support-Hotline gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen schnell und effizient zu beantworten.
UNSERE REFERENZEN
Ein kleines Best-of unserer Arbeiten
Welche IT-Komponenten braucht eine Kanzlei
Die benötigten IT-Komponenten hängen stark von der Größe der Kanzlei, der Anzahl der Mitarbeiter:innen, den angebotenen Leistungen und dem Fachgebiet ab. Es gibt jedoch einige grundlegende Komponenten, die in den meisten Kanzleien zum Einsatz kommen:
Arbeitsplatz
- PC oder Laptop
- Monitor
- Tastatur und Maus
- Drucker
- Scanner
Netzwerk
- NAS
- Router & Switch
- Server
- WLAN
- VOIP-Telefonie
- Firewall
- USV
Rechtsspezifische Ausstattung
- Kartenleser für Anwaltssignatur
- Hochleistungsscanner für Aktenscanning
- Dokumentendruck und -management
- Videokonferenzsysteme
- Diktiergeräte
- ...
Software
- Kanzleisoftware
- E-Mail-Programm
- Office-Paket
- Virenschutz
- Rechtsdatenbanken
- ERV-Zugang
In 5 Schritten zur kompletten Kanzlei-IT
Bei der Ausstattung und Einrichtung einer Anwaltskanzlei mit Hardware und Software sollten Sie immer auch einen Blick auf den Zeitplan haben.
6 Monate vor Eröffnung
Holen Sie Angebote von IT-Dienstleistern für Juristen ein und beschäftigen sich mit der Wahl der Kanzleisoftware. Die Auswahl der Software spielt eine wesentliche Rolle bei der Gestaltung der IT-Landschaft Ihrer Kanzlei.
4 Monate vor Eröffnung
Beauftragen Sie den IT-Dienstleister und bestellen Sie die Kanzlei-Software. Spezielle Anwendungen wie Rechtsdatenbanken, elektronischer Rechtsverkehr (ERV), Signaturkarten etc. sollten nun ebenfalls bestellt werden.
2 Monate vor Eröffnung
Vereinbaren Sie Installationstermine mit den Providern für die Internetleitung und den elektronischen Rechtsverkehr. Ihr IT-Dienstleister wird die Kanzlei-Systeme entsprechend vorbereiten und Hardware installieren. Auch die Mandantenverwaltungs-Software wird konfiguriert und auf Ihre Kanzlei zugeschnitten.
1 Monat vor Eröffnung
Das EDV-System und die juristischen Anwendungen sowie die Internetleitung und der ERV-Zugang werden vor Ort installiert. Es folgt die Einschulung in die Kanzleisoftware. Der IT-Dienstleister übergibt die IT-Landschaft — also eine genaue schriftliche Dokumentation des Netzwerks inklusive aller Besonderheiten und Passwörter. Die VOIP-Telefonanlage wird in Betrieb genommen.
1 Woche vor Eröffnung
Es ist unbedingt ratsam, sämtliche Abläufe vom Betreten des Mandanten bis zum Verlassen mehrfach durchzuspielen, um so das System und die Abläufe entsprechend zu testen. Wesentliche Elemente sind:
- Anmeldung am Empfang
- Mandantenaufruf in das entsprechende Besprechungszimmer
- Beratung und Dokumentation
- Aktenerstellung, Dokumentenmanagement und Terminvereinbarung
- Verabschiedung des Mandanten
Umfassende Leistungen und klare Vorteile
Ihre Kanzlei soll zuverlässig, sicher und effizient arbeiten können. Wir planen und betreuen Ihre IT-Infrastruktur ganzheitlich – von Arbeitsplätzen und Netzwerk über Server oder Cloud-Lösungen bis hin zu Backup, IT-Sicherheit und laufendem Support.
Erfahrung mit Kanzlei-IT
Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der Planung und Betreuung von IT-Systemen und kennen die besonderen Anforderungen von Anwaltskanzleien, Steuerberatungskanzleien und Notariaten.
Individuelle IT-Lösungen
Keine Kanzlei ist gleich. Deshalb entwickeln wir ein IT-Konzept, das zu Ihrer Kanzleigröße, Ihren Arbeitsabläufen, Ihrer Kanzleisoftware und Ihren Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit passt.
Laufende IT-Wartung und Betreuung
Auch nach der Einrichtung bleiben wir Ihr Ansprechpartner für die Kanzlei-IT. Wir kümmern uns um Wartung, Updates, Support und notwendige Anpassungen und sorgen mit raschen Reaktionszeiten dafür, dass Ihre Systeme zuverlässig funktionieren.
Sicherheit & Ausfallschutz
Wir berücksichtigen IT-Sicherheit und Verfügbarkeit von Anfang an. Dazu gehören unter anderem sichere Zugänge, Backup-Lösungen, Firewall und regelmäßige Updates, damit sensible Kanzleidaten geschützt bleiben und Ihre Systeme zuverlässig verfügbar sind.
Möchten Sie Ihre Kanzlei-IT professionell aufstellen?
Wir von tech4legal beraten Sie gerne in einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch. Als IT-Expert speziell für Anwaltskanzleien, Steuerberatungskanzleien und Notariate kennen wir die besonderen Anforderungen an eine sichere, zuverlässige und gut betreute Kanzlei-IT. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam die passende IT-Lösung für Ihre Kanzlei zu entwickeln.
Noch Fragen?
Nur zu!
In unserem FAQ-Bereich finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema IT. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne via +43 1 924 05 28 oder office@tech4legal.at zur Verfügung.
Warum ist eine stabile IT so wichtig für Juristen?
Die Kanzlei-IT umfasst alle Systeme und Anwendungen, die in einer Anwaltskanzlei eingesetzt werden, von der Hardware bis zur Mandantenverwaltung und Abrechnung. Sie ermöglicht eine effiziente Abwicklung von Verwaltungsaufgaben, eine bessere Mandantenbetreuung und eine höhere Sicherheit der Mandantendaten.
Welche IT-Komponenten brauche ich für meine Kanzlei?
Die benötigten Komponenten hängen von der Größe Ihrer Kanzlei und den angebotenen Leistungen ab. Grundsätzlich benötigen Sie Computer, ein Netzwerk, einen Server oder eine Cloud-Lösung, Peripheriegeräte (Drucker, Scanner), Kanzleisoftware und spezielle juristische Anwendungen wie Rechtsdatenbanken.
Was ist der Unterschied zwischen einem Server und einer Cloud-Lösung?
Ein Server ist ein physischer Computer, der in Ihrer Kanzlei steht. Eine Cloud-Lösung speichert Ihre Daten auf externen Servern. Beide haben Vor- und Nachteile, die individuell abgewogen werden müssen.
Wie schütze ich die Mandantendaten in meiner Kanzlei?
Der Datenschutz ist von höchster Bedeutung. Verwenden Sie eine sichere Kanzleisoftware, führen Sie regelmäßige Backups durch, schulen Sie Ihr Kanzleipersonal und halten Sie sich an die gesetzlichen Bestimmungen zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz.
Welche Risiken bestehen und wie kann ich mich vor Cyberangriffen schützen?
Zu den Risiken zählen Cyberangriffe, Datenverlust durch Hardwareausfälle oder Softwarefehler sowie der Missbrauch von Mandantendaten. Implementieren Sie eine Firewall, verwenden Sie starke Passwörter, aktualisieren Sie Ihre Software regelmäßig und schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Sicherheitsrisiken.
Welche Kanzleisoftware ist für meine Kanzlei geeignet?
Die Wahl der richtigen Kanzleisoftware hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihrer Kanzlei, die Rechtsgebiete, in denen Sie tätig sind, und Ihr Budget.
Mehr zum Thema im Artikel „Welche Kanzleisoftware ist die richtige für Sie?„
Was sind die wichtigsten Funktionen einer Kanzleisoftware?
Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Mandantenverwaltung, die Aktenverwaltung, die Terminplanung, die Abrechnung, die elektronische Aktenführung und die Integration mit dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV).
Was ist digitales Arbeiten in der Kanzlei und wie kann ich es in meiner Kanzlei umsetzen?
Digitales Arbeiten ermöglicht es, mandantenorientiert und effizient zu arbeiten. Sie können beispielsweise Videobesprechungen anbieten, Mandantendaten digital erfassen oder die digitale Aktenführung implementieren.