Die Kanzleisoftware funktioniert, E-Mails kommen an und die Arbeitsplätze laufen – auf den ersten Blick scheint mit der IT alles in Ordnung zu sein. Viele Probleme bleiben jedoch unbemerkt, bis tatsächlich ein System ausfällt oder ein Sicherheitsvorfall eintritt.
Ein regelmäßiger IT-Check für Kanzleien hilft dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Dabei sollten nicht nur Computer und Server kontrolliert werden, sondern die gesamte für den Kanzleibetrieb relevante Infrastruktur: Backup, Firewall, Updates, Lizenzen, Zugriffsrechte, ERV und die tatsächliche Wiederherstellbarkeit wichtiger Systeme.
Warum ein regelmäßiger IT-Check sinnvoll ist
Kanzlei-IT verändert sich laufend. Neue Mitarbeiter:innen kommen hinzu, Software wird ergänzt, Geräte werden ausgetauscht und bestehende Systeme erhalten neue Funktionen.
Gleichzeitig entstehen über die Jahre häufig Altlasten: nicht mehr benötigte Benutzerkonten, veraltete Geräte, ungenutzte Software-Lizenzen oder Backup-Systeme, deren Funktion schon lange niemand mehr überprüft hat.
Ein IT-Check schafft einen strukturierten Überblick und beantwortet unter anderem:
- Sind Arbeitsplätze und Server noch zuverlässig und sicher?
- Funktionieren die Backups tatsächlich?
- Sind Betriebssysteme und Anwendungen aktuell?
- Stimmen Benutzerkonten und Berechtigungen?
- Sind Firewall und Netzwerkschutz richtig eingerichtet?
- Werden nur noch benötigte Lizenzen bezahlt?
- Funktionieren ERV und andere geschäftskritische Anwendungen?
- Können wichtige Daten im Notfall tatsächlich wiederhergestellt werden?
1. Arbeitsplätze und Hardware kontrollieren
Langsame Computer, knapp werdender Speicher oder wiederkehrende Fehlermeldungen werden im Alltag häufig lange toleriert.
Bei einem IT-Check sollte deshalb geprüft werden, ob die vorhandenen Arbeitsplätze noch zuverlässig betrieben werden können und ob ein Austausch absehbar ist.
Dabei geht es beispielsweise um:
- Alter und Zustand der Geräte
- verfügbaren Speicherplatz
- Betriebssystem und Supportstatus
- Festplatten bzw. SSDs
- Verschlüsselung der Geräte
- Viren- und Endgeräteschutz
- angeschlossene Drucker und Scanner
Gerade bei älteren Geräten ist es sinnvoll, Ersatz rechtzeitig zu planen, statt erst nach einem Ausfall reagieren zu müssen.
2. Server und zentrale Systeme prüfen
Server, NAS-Systeme und andere zentrale Komponenten sind für viele Kanzleien besonders kritisch. Fällt ein solches System aus, können gleich mehrere Arbeitsplätze betroffen sein.
Beim Check sollte daher unter anderem kontrolliert werden:
- Hardwarezustand und Speicherkapazität
- verfügbare Updates
- System- und Fehlerprotokolle
- Zustand von Festplatten und RAID-Systemen
- Serverdienste und Datenbanken
- Auslastung und Performance
- verbleibende Herstellerunterstützung
Wichtig ist außerdem eine aktuelle Dokumentation der Infrastruktur. Im Ernstfall sollte klar sein, welche Systeme vorhanden sind, wie sie zusammenhängen und wer darauf administrativen Zugriff besitzt.
3. Backup und Wiederherstellung testen
Ein grünes Häkchen in der Backup-Software bedeutet noch nicht automatisch, dass die Kanzleidaten im Ernstfall vollständig wiederhergestellt werden können.
Deshalb sollte ein IT-Check nicht nur kontrollieren, ob Sicherungen erstellt werden, sondern auch:
- welche Daten und Systeme gesichert werden,
- wann das letzte erfolgreiche Backup stattgefunden hat,
- ob getrennte Sicherungskopien vorhanden sind,
- ob ausreichend Speicherplatz verfügbar ist,
- ob Fehler automatisch gemeldet werden,
- und ob eine tatsächliche Wiederherstellung funktioniert.
Besonders wichtig sind Testwiederherstellungen von geschäftskritischen Daten und Anwendungen.
Mehr dazu erklären wir ausführlich in unserem Beitrag Backup für Kanzleien: Daten sichern und zuverlässig wiederherstellen.
4. Firewall und Netzwerk überprüfen
Die Firewall bildet eine wichtige Schutzschicht zwischen dem Kanzleinetzwerk und externen Verbindungen.
Im Laufe der Zeit können jedoch alte Regeln, nicht mehr benötigte Freigaben oder veraltete Konfigurationen bestehen bleiben.
Ein regelmäßiger Check sollte daher prüfen:
- Ist die Firewall aktuell?
- Werden noch alle eingerichteten Zugänge benötigt?
- Sind Fernzugriffe ausreichend abgesichert?
- Gibt es unnötig offene Dienste oder Freigaben?
- Sind WLAN und internes Netzwerk sinnvoll getrennt?
- Werden sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert?
Auch Netzwerkgeräte wie Switches oder WLAN-Komponenten sollten in die Überprüfung einbezogen werden.
5. Updates und Softwarestände kontrollieren
Betriebssysteme und Anwendungen müssen regelmäßig aktualisiert werden. Das betrifft nicht nur Windows und Microsoft 365, sondern auch Kanzleisoftware, PDF-Anwendungen, Browser, Backup-Systeme und weitere Fachprogramme.
Beim IT-Check sollte festgestellt werden:
- Welche Systeme sind nicht aktuell?
- Gibt es fehlgeschlagene Updates?
- Werden eingesetzte Softwareversionen noch unterstützt?
- Existieren Programme, die gar nicht mehr benötigt werden?
- Gibt es Geräte, für die keine Sicherheitsupdates mehr verfügbar sind?
Veraltete Systeme sollten nicht dauerhaft weiterbetrieben werden, nur weil sie momentan noch funktionieren.
6. Benutzerkonten und Zugriffsrechte überprüfen
Berechtigungen verändern sich häufig schleichend.
Mitarbeiter:innen übernehmen neue Aufgaben, wechseln innerhalb der Kanzlei oder verlassen das Unternehmen. Werden Benutzerkonten und Rechte dabei nicht konsequent angepasst, können über die Jahre unnötige Zugriffsrechte entstehen.
Regelmäßig geprüft werden sollten insbesondere:
- aktive Benutzerkonten
- ausgeschiedene Mitarbeiter:innen
- Administratorrechte
- Zugriffe auf Kanzleisoftware und Dokumentenmanagement
- gemeinsame Konten
- Microsoft-365-Berechtigungen
- externe und temporäre Zugänge
- Multi-Faktor-Authentifizierung
Grundsätzlich sollte jede Person nur jene Berechtigungen besitzen, die sie für ihre jeweilige Tätigkeit tatsächlich benötigt.
Wie Zugänge bei neuen Mitarbeiter:innen strukturiert eingerichtet werden können, erklären wir in unserem Beitrag zum IT-Onboarding in Kanzleien.
7. Lizenzen und Verträge kontrollieren
Auch Software-Lizenzen und laufende IT-Verträge sollten regelmäßig überprüft werden. Über die Jahre entstehen schnell ungenutzte Lizenzen, doppelte Abonnements oder Verträge für Systeme, die längst nicht mehr benötigt werden.
Beim IT-Check sollte daher geprüft werden:
- Werden alle vorhandenen Lizenzen tatsächlich genutzt?
- Bestehen noch Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter:innen?
- Passen die Microsoft-365-Lizenzen zu den jeweiligen Anforderungen?
- Welche Verträge und Wartungen laufen demnächst aus?
- Welche Abonnements verlängern sich automatisch?
- Gibt es Software oder Dienste, die nicht mehr benötigt werden?
Ein regelmäßiger Lizenzcheck schafft nicht nur Übersicht, sondern kann auch unnötige laufende Kosten reduzieren.
8. ERV und geschäftskritische Anwendungen testen
Neben der klassischen IT-Infrastruktur müssen auch jene Anwendungen berücksichtigt werden, ohne die zentrale Kanzleiprozesse nicht funktionieren.
Dazu zählen je nach Kanzlei beispielsweise:
- ERV
- Kanzleisoftware
- Dokumentenmanagement
- Fristenkalender
- E-Mail und Microsoft 365
- Buchhaltungssoftware
- FinanzOnline und weitere Fachanwendungen
Es sollte nicht erst während eines Ausfalls auffallen, dass Zugangsdaten fehlen, ein Zertifikat nicht mehr funktioniert oder niemand weiß, wie ein Ersatzarbeitsplatz eingerichtet werden kann.
Gerade bei ERV und Fristenmanagement sollte deshalb überlegt werden, wie die Kanzlei bei einem technischen Problem handlungsfähig bleibt.
Nicht nur prüfen, ob das Backup läuft – Wiederherstellung testen
Dieser Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit.
Bei einem IT-Check sollte zumindest stichprobenartig überprüft werden, ob Daten aus dem bestehenden Backup tatsächlich zurückgeholt werden können.
Noch besser ist es, auch die Wiederherstellung wichtiger Anwendungen in das Notfallkonzept einzubeziehen.
Denn entscheidend ist im Ernstfall nicht:
„Haben wir ein Backup?“
sondern:
„Wie lange dauert es, bis Akten, E-Mail, Fristen und Kanzleisoftware wieder funktionieren?“
Ein regelmäßiger Wiederherstellungstest kann Schwachstellen sichtbar machen, bevor ein tatsächlicher Ausfall eintritt.
Auch die IT-Dokumentation gehört zum Check
Eine gut betreute Kanzlei sollte nicht vollständig vom Wissen einer einzelnen Person oder eines einzelnen IT-Technikers abhängig sein.
Deshalb sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob wichtige Informationen dokumentiert sind:
- Server und Netzwerkstruktur
- eingesetzte Hard- und Software
- administrative Zugänge
- Backup-Systeme
- Lizenzen und Verträge
- externe Dienstleister
- wichtige Ansprechpartner
- Notfall- und Wiederherstellungsprozesse
Besonders relevant wird diese Dokumentation, wenn der IT-Dienstleister gewechselt werden soll oder eine verantwortliche Person plötzlich nicht verfügbar ist.
Wie oft sollte ein IT-Check durchgeführt werden?
Ein umfassender IT-Check bietet sich regelmäßig an – beispielsweise jährlich oder nach größeren Veränderungen an der Infrastruktur.
Zusätzlich sollte eine Überprüfung sinnvoll sein, wenn:
- neue Server oder Arbeitsplätze eingerichtet werden,
- die Kanzleisoftware gewechselt wird,
- viele neue Mitarbeiter:innen beginnen,
- ein Standortwechsel bevorsteht,
- der IT-Dienstleister wechselt,
- oder ein größerer Sicherheitsvorfall aufgetreten ist.
Ein solcher Check ersetzt allerdings nicht die laufende Wartung und Überwachung der IT. Updates, Backup-Kontrolle und Sicherheitsmaßnahmen müssen kontinuierlich durchgeführt werden.
IT-Check für Ihre Kanzlei
Wann wurden Backup, Firewall, Server, Benutzerrechte und Wiederherstellung Ihrer Kanzlei zuletzt gemeinsam überprüft?
tech4legal unterstützt Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien bei der Überprüfung, Einrichtung und laufenden Betreuung ihrer IT-Infrastruktur.
Wir betrachten dabei nicht nur einzelne Geräte, sondern das Zusammenspiel von Arbeitsplätzen, Servern, Netzwerk, Backup, Zugriffsrechten und geschäftskritischen Anwendungen.
Fazit: Probleme erkennen, bevor sie zum Ausfall führen
Eine funktionierende IT fällt im Kanzleialltag oft erst dann auf, wenn etwas nicht mehr funktioniert.
Regelmäßige IT-Checks helfen dabei, genau das zu vermeiden. Veraltete Geräte, fehlgeschlagene Backups, überflüssige Berechtigungen oder nicht mehr unterstützte Software können frühzeitig erkannt und geplant behoben werden.
Besonders wichtig ist dabei der Blick auf den Ernstfall: Sind Akten, E-Mails, Fristen und Kanzleisoftware auch nach einem Ausfall schnell wieder verfügbar?
Wer Arbeitsplätze, Server, Backup, Firewall, Updates, Lizenzen, Benutzerrechte und zentrale Kanzleisysteme regelmäßig überprüft, schafft eine verlässlichere Grundlage für den täglichen Kanzleibetrieb.
Häufige Fragen zum IT-Check für Kanzleien
Was wird bei einem IT-Check für Kanzleien geprüft?
Ein IT-Check kann unter anderem Arbeitsplätze, Server, Netzwerk, Firewall, Backup, Updates, Software-Lizenzen, Benutzerkonten und Berechtigungen sowie geschäftskritische Anwendungen wie Kanzleisoftware und ERV umfassen.
Wie oft sollte eine Kanzlei ihre IT überprüfen lassen?
Neben der laufenden Wartung ist eine umfassendere regelmäßige Überprüfung sinnvoll. Zusätzlich sollte die IT nach größeren Veränderungen wie einem Serverwechsel, neuen Standorten oder einem Wechsel des IT-Dienstleisters überprüft werden.
Gehört ein Backup-Test zum IT-Check?
Ja. Es sollte nicht nur kontrolliert werden, ob Backups erfolgreich erstellt werden. Wichtig ist auch ein regelmäßiger Test, ob sich wichtige Daten und Systeme tatsächlich wiederherstellen lassen.
Warum sollten Benutzerrechte regelmäßig überprüft werden?
Aufgaben und Mitarbeiter:innen verändern sich. Ohne regelmäßige Kontrolle können unnötige oder veraltete Zugriffsrechte bestehen bleiben. Berechtigungen sollten deshalb immer zum tatsächlichen Aufgabenbereich passen.
Sollte auch der ERV überprüft werden?
Ja. Geschäftskritische Anwendungen sollten in den IT-Check einbezogen werden. Dabei ist besonders wichtig, dass Zugänge funktionieren und für technische Ausfälle klar definierte Ersatz- und Notfallprozesse bestehen.
