Ein Server fällt aus, Dateien werden versehentlich gelöscht oder Schadsoftware verschlüsselt zentrale Daten: Wenn Akten, Schriftsätze, E-Mails oder Fristen plötzlich nicht mehr verfügbar sind, kann der Kanzleibetrieb schnell zum Stillstand kommen.
Regelmäßige Backups gehören deshalb zu den wichtigsten Maßnahmen einer zuverlässigen Kanzlei-IT. Entscheidend ist jedoch nicht nur, ob Daten gesichert werden, sondern ob sie im Ernstfall vollständig und in angemessener Zeit wiederhergestellt werden können.
Ein gutes Backup-Konzept beantwortet daher zwei Fragen: Welche Daten dürfen keinesfalls verloren gehen – und wie schnell müssen die wichtigsten Systeme wieder funktionieren?
Welche Daten müssen in einer Kanzlei gesichert werden?
Eine Kanzlei arbeitet mit Daten aus unterschiedlichen Systemen. Eine Datensicherung sollte deshalb nicht nur einzelne Dokumentordner berücksichtigen.
Je nach eingesetzter IT-Infrastruktur können unter anderem folgende Daten und Systeme relevant sein:
- elektronische Akten und Dokumente
- Schriftsätze und Vorlagen
- Kanzleisoftware und zugehörige Datenbanken
- Fristen, Termine und Kalender
- E-Mails und gemeinsame Postfächer
- Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten
- Dokumentenmanagementsysteme
- Dateiablagen und Netzlaufwerke
- Konfigurationen wichtiger Server und Systeme
- technische Dokumentationen
Wichtig ist eine vollständige Übersicht. Denn ein funktionierendes Backup einzelner Dateien hilft wenig, wenn nach einem Ausfall beispielsweise die Datenbank der Kanzleisoftware oder wichtige Konfigurationen fehlen.
Wie kann es zu Datenverlust kommen?
Datenverlust muss nicht durch einen großen Cyberangriff entstehen. Häufig reichen alltägliche technische oder menschliche Fehler.
Typische Ursachen sind:
- Hardware- oder Festplattenausfälle
- versehentliches Löschen oder Überschreiben
- fehlerhafte Updates oder Softwareprobleme
- Stromausfälle und technische Defekte
- Schadsoftware und Ransomware
- Diebstahl oder Verlust von Geräten
- Fehlkonfigurationen
- Ausfälle von Servern oder Speichersystemen
Technische Schutzmaßnahmen können viele Risiken reduzieren. Vollständig verhindern lässt sich ein Ausfall jedoch nicht. Genau für diesen Fall ist eine zuverlässige Datensicherung notwendig.
Ein Backup allein reicht nicht
Ein häufiges Missverständnis lautet: „Das Backup läuft jeden Abend, also sind unsere Daten sicher.“
Ob eine Sicherung tatsächlich funktioniert, zeigt sich aber erst bei der Wiederherstellung.
Das Backup-Konzept sollte deshalb nicht nur festlegen, wie Daten gesichert werden, sondern auch:
- welche Systeme zuerst wiederhergestellt werden müssen,
- wie die Wiederherstellung durchgeführt wird,
- wer dafür verantwortlich ist,
- wie lange die Wiederherstellung dauern darf,
- wie viel Datenverlust maximal akzeptabel ist,
- und ob die gesicherten Daten tatsächlich regelmäßig getestet werden.
Gerade bei geschäftskritischen Systemen sollte eine Kanzlei wissen, wie sie nach einem IT-Ausfall wieder arbeitsfähig wird.
Wie viel Datenverlust kann die Kanzlei verkraften?
Auch die Häufigkeit der Datensicherung muss zum Kanzleibetrieb passen.
Ein einfaches Beispiel: Das Backup wird täglich um 22 Uhr erstellt. Am folgenden Tag fällt das System um 17 Uhr aus. Können nur Daten aus dem letzten Backup wiederhergestellt werden, fehlen sämtliche Änderungen seit 22 Uhr des Vortages.
Das können neue Schriftsätze, Aktennotizen, E-Mails, Termine oder Änderungen im Fristenkalender sein.
Je wichtiger und häufiger sich Daten ändern, desto kürzer sollten daher die Sicherungsintervalle sein.
Die passende Frequenz muss immer anhand der verwendeten Systeme und der Auswirkungen eines möglichen Datenverlusts festgelegt werden.
Wie schnell müssen die Systeme wieder funktionieren?
Neben dem möglichen Datenverlust ist die Wiederherstellungszeit entscheidend.
Nicht jedes System hat dieselbe Priorität.
Für eine Kanzlei können beispielsweise Kanzleisoftware, Dokumentenablage, E-Mail und Fristenkalender besonders kritisch sein. Andere Systeme können möglicherweise mehrere Stunden oder einen Tag später wiederhergestellt werden.
Ein Backup-Konzept sollte deshalb eine klare Reihenfolge vorsehen:
- Welche Systeme sind für den Kanzleibetrieb unverzichtbar?
- Welche Daten werden dafür benötigt?
- In welcher Reihenfolge werden die Systeme wiederhergestellt?
- Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den Systemen?
Diese Überlegungen sollten auch Bestandteil eines IT-Notfallplans für die Kanzlei sein.
Vollbackup und inkrementelle Sicherung
Bei einer vollständigen Sicherung werden sämtliche vorgesehenen Daten gesichert. Das benötigt mehr Speicherplatz und dauert entsprechend länger.
Bei einer inkrementellen Sicherung werden dagegen nur jene Daten gespeichert, die sich seit der letzten Sicherung verändert haben. Dadurch können Sicherungen häufiger und mit geringerem Datenvolumen durchgeführt werden.
In der Praxis werden häufig unterschiedliche Sicherungsmethoden kombiniert.
Welche Strategie sinnvoll ist, hängt unter anderem von Datenmenge, Infrastruktur, gewünschter Wiederherstellungszeit und Sicherungsintervallen ab.
Backups räumlich und technisch trennen
Ein Backup sollte nicht ausschließlich auf demselben Server oder Speichersystem liegen wie die Originaldaten. Fällt genau dieses System aus oder wird es durch Schadsoftware verschlüsselt, kann sonst auch die Sicherung betroffen sein.
Deshalb sollten wichtige Kanzleidaten auf mehreren voneinander unabhängigen Wegen gesichert werden. Dabei hilft die 3-2-1-Regel als einfache Orientierung für ein robustes Backup-Konzept.
Die 3-2-1-Regel für Kanzlei-Backups
3 – Kopien Ihrer Daten
Neben den produktiven Daten sollten mindestens zwei zusätzliche Sicherungskopien vorhanden sein.
2 – Unterschiedliche Speichermedien
Die Sicherungen sollten nicht ausschließlich auf demselben Server oder Speichersystem liegen.
1 – Kopie extern aufbewahren
Mindestens eine Sicherung sollte räumlich oder technisch vom produktiven Kanzleisystem getrennt sein.
Lokales Backup oder Cloud-Backup?
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.
Lokale Datensicherung
Ein lokales Backup – beispielsweise auf einem eigenen Backup-System oder NAS – ermöglicht häufig eine schnelle Wiederherstellung großer Datenmengen.
Liegt die Sicherung jedoch am selben Standort wie die Kanzlei, kann sie bei Brand, Diebstahl oder einem größeren technischen Schaden ebenfalls betroffen sein.
Cloud-Backup
Bei einem Cloud-Backup werden die Daten in ein externes Rechenzentrum übertragen. Damit befindet sich eine Sicherung außerhalb der eigenen Kanzleiräume.
Bei sehr großen Datenmengen muss allerdings berücksichtigt werden, wie lange eine vollständige Wiederherstellung über die vorhandene Internetverbindung dauern würde. In vielen Fällen ist daher eine Kombination mehrerer voneinander unabhängiger Sicherungswege sinnvoll.
Backups vor Ransomware schützen
Ein besonderes Risiko besteht, wenn Schadsoftware nicht nur die produktiven Daten, sondern auch erreichbare Backups verschlüsseln oder löschen kann.
Deshalb sollten Sicherungen so aufgebaut sein, dass nicht jede Backup-Kopie unmittelbar vom produktiven Netzwerk aus verändert werden kann.
Dazu können beispielsweise getrennte Systeme, Offline-Sicherungen oder technisch gegen Veränderungen geschützte Backup-Kopien eingesetzt werden.
Mindestens genauso wichtig sind weitere Sicherheitsmaßnahmen wie aktuelle Systeme, Multi-Faktor-Authentifizierung, sichere Benutzerrechte und Security Awareness in der Kanzlei.
Das wichtigste Backup ist ein getestetes Backup
Ein erfolgreich abgeschlossenes Backup bedeutet noch nicht automatisch, dass eine Wiederherstellung funktioniert.
Deshalb sollten regelmäßig Restore-Tests durchgeführt werden.
Dabei wird überprüft, ob:
- die benötigten Sicherungen tatsächlich vorhanden sind,
- die gesicherten Daten lesbar sind,
- Anwendungen und Datenbanken wiederhergestellt werden können,
- die notwendigen Zugangsdaten und Schlüssel verfügbar sind,
- und die Wiederherstellung innerhalb des vorgesehenen Zeitraums möglich ist.
Gerade bei Kanzleisoftware und komplexeren Serverumgebungen sollte nicht nur eine einzelne Datei testweise wiederhergestellt werden. Entscheidend ist, ob die für den Kanzleibetrieb relevanten Systeme im Ernstfall tatsächlich wieder verfügbar gemacht werden können.
Was gehört in ein Backup-Konzept für Kanzleien?
Ein dokumentiertes Backup-Konzept sollte zumindest festhalten:
- Was wird gesichert?
Systeme, Datenbanken, Akten, E-Mails, Dokumente und weitere geschäftskritische Daten. - Wie häufig wird gesichert?
Die Intervalle richten sich danach, wie viel Datenverlust maximal akzeptabel ist. - Wo befinden sich die Sicherungen?
Backups sollten nicht ausschließlich am selben Standort und auf derselben Infrastruktur liegen. - Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
Auch ältere Datenstände können notwendig sein, wenn ein Fehler erst später entdeckt wird. - Wer überwacht die Backups?
Fehlgeschlagene Sicherungen müssen erkannt und behoben werden. - Wie erfolgt die Wiederherstellung?
Reihenfolge, Verantwortlichkeiten und notwendige Zugangsdaten sollten dokumentiert sein. - Wie wird die Wiederherstellung getestet?
Restore-Tests sollten regelmäßig Bestandteil des Backup-Konzepts sein.
Backups müssen überwacht werden
Eine Backup-Software einzurichten und anschließend nicht mehr zu kontrollieren, ist keine zuverlässige Strategie.
Sicherungen können beispielsweise aufgrund von fehlendem Speicherplatz, Netzwerkproblemen, beschädigten Datenträgern oder technischen Fehlern fehlschlagen.
Deshalb sollten Backup-Systeme laufend überwacht werden. Fehler müssen erkannt werden, bevor die Sicherung tatsächlich benötigt wird.
Backup und Wiederherstellung für Ihre Kanzlei
Ein zuverlässiges Backup-Konzept berücksichtigt nicht nur die Datensicherung, sondern den gesamten Weg zurück zum funktionierenden Kanzleibetrieb.
tech4legal unterstützt Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien bei der Planung, Einrichtung und laufenden Überwachung ihrer IT – inklusive Backup-Konzept, Server, Netzwerk und IT-Sicherheit.
Fazit: Entscheidend ist die Wiederherstellung
Backups sind eine grundlegende Absicherung gegen Datenverlust. Für eine Kanzlei reicht es jedoch nicht, lediglich regelmäßig Kopien ihrer Daten anzulegen.
Entscheidend ist, ob Akten, Schriftsätze, E-Mails, Fristenkalender und Kanzleisoftware im Ernstfall vollständig und schnell genug wiederhergestellt werden können.
Ein gutes Backup-Konzept kombiniert deshalb regelmäßige und voneinander unabhängige Sicherungen mit laufender Überwachung, einer definierten Wiederherstellungsreihenfolge und regelmäßigen Restore-Tests.
So wird aus einer Datensicherung ein tatsächlicher Notfallplan für die Kanzlei.
Häufige Fragen zu Backups für Kanzleien
Wie oft sollte eine Kanzlei ein Backup durchführen?
Das hängt davon ab, wie häufig sich die Daten verändern und wie viel Datenverlust im Ernstfall akzeptabel wäre. Bei geschäftskritischen Systemen können deutlich kürzere Intervalle sinnvoll sein als eine einzige tägliche Sicherung.
Reicht ein tägliches Backup aus?
Nicht zwangsläufig. Entscheidend ist, welche Daten zwischen zwei Sicherungen verloren gehen könnten und welche Auswirkungen das auf den Kanzleibetrieb hätte.
Sollte ein Backup außerhalb der Kanzlei gespeichert werden?
Mindestens eine Sicherung sollte räumlich bzw. technisch unabhängig von der produktiven Infrastruktur aufbewahrt werden. Dadurch bleibt eine zusätzliche Kopie erhalten, wenn der Kanzleistandort oder das primäre IT-System betroffen ist.
Müssen Backups regelmäßig getestet werden?
Ja. Nur durch eine tatsächliche Wiederherstellung lässt sich überprüfen, ob die Sicherung vollständig und verwendbar ist und ob Systeme innerhalb der vorgesehenen Zeit wiederhergestellt werden können.
Welche Daten sollte eine Kanzlei sichern?
Neben Akten und Dokumenten sollten auch geschäftskritische Anwendungen und Daten berücksichtigt werden – beispielsweise Kanzleisoftware und deren Datenbanken, E-Mails, Fristen und Kalender sowie wichtige Systemkonfigurationen.
