Eine neue Mitarbeiterin beginnt im Sekretariat, ein Rechtsanwaltsanwärter verstärkt das Team oder eine neue Kollegin übernimmt Aufgaben in der Buchhaltung: Damit neue Mitarbeiter:innen vom ersten Tag an arbeitsfähig sind, müssen zahlreiche digitale Zugänge eingerichtet werden.
Dazu gehören je nach Tätigkeit E-Mail, Microsoft 365, Kanzleisoftware, Dokumentenmanagement, ERV oder FinanzOnline, Zeiterfassung, Telefonanlage, Cloud-Speicher und weitere Anwendungen.
Mindestens genauso wichtig ist der umgekehrte Fall: Verlässt jemand die Kanzlei, müssen nicht mehr benötigte Zugänge rechtzeitig gesperrt werden. Ein klar geregelter Onboarding- und Offboarding-Prozess erhöht die IT-Sicherheit und verhindert gleichzeitig unnötige Verzögerungen im Kanzleialltag.
Warum klare Zugriffsrechte in der Kanzlei so wichtig sind
In vielen Kanzleien entstehen Benutzerkonten und Berechtigungen über Jahre hinweg. Ein gemeinsames E-Mail-Konto wird von mehreren Personen genutzt, Zugangsdaten werden weitergegeben oder Mitarbeiter:innen behalten Rechte, die sie für ihre aktuelle Tätigkeit längst nicht mehr benötigen.
Das kann zu mehreren Problemen führen:
- Änderungen lassen sich nicht eindeutig einer Person zuordnen.
- Mitarbeiter:innen können auf mehr Daten zugreifen als notwendig.
- Alte Benutzerkonten bleiben nach einem Austritt aktiv.
- Passwörter werden von mehreren Personen gemeinsam verwendet.
- Vertrauliche Mandanten-, Personal- oder Unternehmensdaten sind unnötig breit zugänglich.
- Sicherheitsvorfälle lassen sich schwerer nachvollziehen.
Grundsätzlich sollte daher jede Person ein eigenes Benutzerkonto erhalten und nur auf jene Systeme und Daten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigt.
Vor dem ersten Arbeitstag: Rolle und Berechtigungen festlegen
Bevor die IT neue Zugänge einrichtet, sollte feststehen, welche Aufgaben die Person übernimmt.
Eine Assistenz benötigt andere Rechte als eine Rechtsanwältin, ein Berufsanwärter oder eine Mitarbeiterin der Buchhaltung. Auch Praktikant:innen oder externe Vertretungen sollten nicht automatisch dieselben Berechtigungen wie dauerhaft beschäftigte Mitarbeiter:innen erhalten.
Sinnvoll ist es, für typische Funktionen Standardprofile festzulegen, beispielsweise:
- Rechtsanwält:innen bzw. Steuerberater:innen
- Rechtsanwaltsanwärter:innen bzw. Berufsanwärter:innen
- Assistenz und Sekretariat
- Buchhaltung und Verrechnung
- Kanzleimanagement
- Praktikant:innen und kurzfristige Aushilfen
- externe Mitarbeiter:innen oder Vertretungen
Damit muss beim nächsten Eintritt nicht jedes Zugriffsrecht erneut einzeln definiert werden.
Sie möchten die IT-Zugänge in Ihrer Kanzlei klar und sicher organisieren?
Wir unterstützen Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien bei der Einrichtung und Betreuung ihrer IT-Lösungen – von Microsoft 365 und Kanzleisoftware über DMS, ERV und Telefonie bis zu Benutzerkonten und Berechtigungskonzepten.
So sind neue Mitarbeiter:innen vom ersten Tag an arbeitsfähig und Zugriffe bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Diese IT-Zugänge sollten beim Onboarding eingerichtet werden
Welche Systeme benötigt werden, hängt von Kanzlei und Tätigkeit ab. Einige Bereiche sollten jedoch bei jedem Eintritt systematisch geprüft werden.
Persönliches Benutzerkonto und E-Mail
Jede Person braucht ein eigenes Konto. Gemeinsame Windows- oder Microsoft-365-Benutzer wie „Empfang“ oder „Kanzlei“ sollten vermieden werden. Dazu gehören: persönliche E-Mail-Adresse, Zugriff auf gemeinsame Postfächer, Kalender, Drucker, Office-Programme und Multi-Faktor-Authentifizierung (also eine zusätzliche Absicherung neben dem Passwort).Rechte in der Kanzleisoftware
Die Kanzleisoftware gehört zu den sensibelsten Systemen der Kanzlei: Sie enthält Mandantendaten, Akten, Dokumente, Fristen, Leistungen und Abrechnungsinformationen. Auch hier braucht jede Person einen eigenen Zugang mit genau den Rechten, die zur jeweiligen Aufgabe passen (z. B. Akten einsehen, Dokumente bearbeiten, Fristen verwalten oder Leistungen erfassen). Besonders kritische Funktionen wie Datenexport, Löschen oder Benutzerverwaltung sollten nur wenigen Personen offenstehen.ERV, FinanzOnline und Fachanwendungen
Je nach Kanzlei müssen neue Mitarbeiter:innen für weitere Fachanwendungen freigeschaltet werden. Klären Sie bei jedem Eintritt: Benötigt die Person Zugriff auf den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV), FinanzOnline, Rechtsdatenbanken oder weitere branchenspezifische Systeme? Welche Rollen und Berechtigungen sind dafür erforderlich?DMS, Netzlaufwerke und Dokumente
Nicht jede und jeder braucht Zugriff auf den gesamten Datenbestand. Ordner, Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Speicher sollten nach Bereichen gegliedert werden (z. B. Mandate, Buchhaltung, Personal, Geschäftsführung) und nur für die jeweils berechtigten Personen sichtbar sein.Telefonanlage
Nebenstelle, Anzeigename, Rufgruppen, Weiterleitungen und – falls genutzt – die Telefon-App auf dem Smartphone oder Computer müssen eingerichtet werden.Passwortmanager
Passwörter gehören nicht in Excel-Listen oder auf Notizzettel. Ein zentraler Passwortmanager gibt jeder Person nur Zugriff auf die für sie vorgesehenen Konten und Bereiche.Fernzugriff
Homeoffice oder ein weiterer Kanzleistandort können einen Fernzugriff nötig machen. Dieser sollte aber nie automatisch für alle freigeschaltet werden, sondern nur gezielt, gesichert (VPN, Multi-Faktor-Authentifizierung) und bei Bedarf zeitlich befristet.Oft vergessene Zugänge
Zeiterfassung, Rechtsdatenbanken, Cloud-Speicher, Website, Google-Unternehmensprofil, Social-Media-Konten, Videokonferenzsysteme, WLAN oder externe Portale – auch diese Dienste gehören zum Onboarding dazu und werden gerne übersehen.
Vor dem ersten Arbeitstag alle Zugänge testen
Ein angelegtes Benutzerkonto bedeutet noch nicht, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter tatsächlich arbeiten kann.
Idealerweise werden die wichtigsten Arbeitsabläufe vor dem ersten Arbeitstag einmal getestet:
Anmelden, E-Mail öffnen, Kanzleisoftware starten, Akt aufrufen, Dokument bearbeiten, Fristenkalender verwenden, drucken, scannen, telefonieren und auf benötigte Fachanwendungen zugreifen.
So fallen fehlende Berechtigungen nicht erst dann auf, wenn bereits Mandant:innen warten oder ein wichtiger Schriftsatz bearbeitet werden muss.
Auch kritische Abläufe und Notfallzugänge sollten regelmäßig getestet werden – insbesondere bei ERV und Fristenmanagement.
Offboarding: Zugänge beim Austritt richtig sperren
Was beim Eintritt eingerichtet wird, muss beim Austritt konsequent wieder entzogen werden.
Dabei kommt es auch auf das richtige Timing an. Bei einem regulären Austritt können Zugänge beispielsweise nach dem letzten Arbeitstag deaktiviert werden. Bei einer sofortigen Freistellung kann eine unmittelbare Sperre erforderlich sein.
Eine Offboarding-Checkliste sollte unter anderem folgende Punkte enthalten:
- Microsoft-365- und Benutzerkonto sperren
- Kanzleisoftware-Zugang deaktivieren
- ERV-, FinanzOnline- und Fachanwendungsrechte prüfen
- DMS- und Cloud-Zugriffe entfernen
- VPN und sonstige Fernzugriffe deaktivieren
- Passwortmanager-Zugriff entziehen
- Telefon-App und Nebenstelle anpassen
- mobile Geräte abmelden oder zurücksetzen
- E-Mail und Kalender geordnet übergeben
- gemeinsam verwendete Passwörter gegebenenfalls ändern
- Notebook, Smartphone, Schlüssel, Karten und weitere Hardware zurücknehmen
Wichtig ist außerdem, geschäftlich relevante Daten nicht einfach gemeinsam mit dem Benutzerkonto zu löschen. E-Mail, Dokumente, Termine und offene Aufgaben müssen zuvor entsprechend den internen Vorgaben übergeben oder archiviert werden.
Rechte auch bei internen Veränderungen überprüfen
Berechtigungen sollten nicht nur beim Ein- und Austritt kontrolliert werden.
Auch bei einem internen Rollenwechsel, längeren Abwesenheiten oder Karenz kann eine Anpassung erforderlich sein. Zusätzlich empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung der vorhandenen Benutzerkonten.
Dabei sollte geklärt werden:
- Ist das Konto noch erforderlich?
- Arbeitet die Person noch für die Kanzlei?
- Entsprechen die Rechte noch ihrer aktuellen Funktion?
- Gibt es ungenutzte oder doppelte Konten?
- Sind externe Zugänge noch notwendig?
- Gibt es administrative Berechtigungen, die nicht mehr benötigt werden?
Gerade historisch gewachsene Administratorrechte sollten dabei kritisch geprüft werden.
Zugänge und Berechtigungen dokumentieren
Ein gutes Berechtigungskonzept funktioniert nur, wenn nachvollziehbar ist, welche Systeme vorhanden sind und wer Zugriff darauf hat.
Die Kanzlei sollte deshalb zumindest dokumentieren:
- welche Anwendungen verwendet werden
- welche Benutzerkonten bestehen
- welche Rollen und Rechte vorgesehen sind
- wer administrative Berechtigungen besitzt
- wer Zugänge freigeben darf
- wer Ein- und Austritte an die IT meldet
- welche externen Dienstleister Zugriff auf Systeme haben
Damit wird auch das nächste Onboarding deutlich einfacher.
Wer ist für das Onboarding zuständig?
In der Praxis sind meist mehrere Stellen beteiligt:
Kanzleileitung bzw. Personalverantwortliche legen fest, welche Aufgaben und Berechtigungen eine Person benötigt und melden Ein- und Austritte rechtzeitig.
IT-Dienstleister für die Kanzlei richtet Microsoft-365-Konten, Geräte, Zugänge, Telefonie, Sicherheitsmaßnahmen und technische Berechtigungen ein.
Anbieter der Kanzleisoftware und weiterer Fachanwendungen unterstützen bei spezifischen Rollen und Zugriffsrechten innerhalb ihrer Systeme.
Mitarbeiter:innen sollten ausschließlich die ihnen persönlich zugeordneten Benutzerkonten verwenden und Zugangsdaten nicht weitergeben.
Entscheidend ist ein klar definierter Ablauf. Die IT kann Zugänge nur rechtzeitig einrichten oder sperren, wenn sie rechtzeitig über Eintritte, Austritte und Funktionsänderungen informiert wird.
Fazit: Gutes IT-Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Neue Mitarbeiter:innen sollten am ersten Arbeitstag auf alle benötigten Systeme zugreifen können – aber auf keine darüber hinaus.
Mit persönlichen Benutzerkonten, klar definierten Rollen, einem dokumentierten Berechtigungskonzept und standardisierten Checklisten lassen sich Onboarding und Offboarding effizient organisieren.
Das erhöht nicht nur die IT-Sicherheit. Es verhindert auch, dass neue Mitarbeiter:innen ihren ersten Arbeitstag damit verbringen, fehlenden E-Mail-Zugängen, Kanzleisoftware-Berechtigungen oder Passwörtern hinterherzulaufen.
Häufige Fragen zum IT-Onboarding in der Kanzlei
Welche IT-Zugänge brauchen neue Mitarbeiter:innen in einer Kanzlei?
Microsoft 365 und E-Mail gehören meist zur Grundausstattung. Je nach Tätigkeit kommen Kanzleisoftware, DMS, ERV oder FinanzOnline, Zeiterfassung, Telefonie, Cloud-Speicher, Rechtsdatenbanken und weitere Fachanwendungen hinzu.
Sollte jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein eigenes Benutzerkonto erhalten?
Ja. Persönliche Benutzerkonten ermöglichen es, Zugriffe individuell zu steuern und Änderungen eindeutig zuzuordnen. Gemeinsam verwendete Benutzerkonten sollten insbesondere bei sensiblen Kanzleisystemen vermieden werden.
Wann sollten die Zugänge für neue Mitarbeiter:innen eingerichtet werden?
Idealerweise sind alle benötigten Konten und Berechtigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet und getestet. So können neue Mitarbeiter:innen direkt mit den benötigten Systemen arbeiten.
Welche Zugänge müssen beim Austritt aus der Kanzlei gesperrt werden?
Neben Microsoft 365 und der Kanzleisoftware sollten unter anderem DMS, ERV bzw. FinanzOnline, VPN, Cloud-Dienste, Passwortmanager, Telefonie und weitere Fachanwendungen überprüft und nicht mehr benötigte Zugriffe entfernt werden.
Wie oft sollten Benutzerrechte in einer Kanzlei überprüft werden?
Neben Ein- und Austritten sollten Berechtigungen auch bei Rollenwechseln angepasst werden. Zusätzlich empfiehlt sich eine regelmäßige Kontrolle bestehender Benutzerkonten und Administratorrechte.
