Ihre Kanzleisoftware reagiert träge, die Sicherung der Mandantendaten dauert ewig und die Firewall zeigt plötzlich Fehlermeldungen an? Diese Warnsignale deuten darauf hin, dass Ihre IT-Hardware das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hat. Bevor es zu einem teuren IT-Totalausfall in Ihrer Kanzlei kommt, sollten Sie vorbeugen: mit regelmäßiger Wartung und rechtzeitiger Erneuerung der relevanten Hardware-Komponenten.
Ihre Kanzlei-IT muss laufen. Punkt. Sie muss schnell, effizient und ausfallsicher sein, um Sie und Ihr Team bestmöglich bei der Mandantenbetreuung zu unterstützen. Denn wenn sie wie am Schnürchen läuft, gilt das auch für die Prozesse und Abläufe in Ihrer Anwaltskanzlei. Doch was, wenn die IT auf einmal Faxen macht? Wenn der Computer viel zu lange lädt, Sie Fehlermeldungen erhalten oder plötzlich gar nichts mehr geht?
Dieses Worst-Case-Szenario können Sie vermeiden: Indem Sie Ihre Kanzlei-IT und damit auch die Hardware, also die technischen Geräte vor Ort, regelmäßig warten und auf dem aktuellen Stand halten. Denn veraltete Hardware macht Ihnen nicht nur das Arbeiten schwer, sondern kann auch zu Systemausfällen oder Abstürzen führen, die Ihnen neben Zeit und Nerven auch viel Geld kosten.
Wir liefern Ihnen einen kompakten und verständlichen Überblick über alles Wissenswerte zum Thema IT-Hardware in der Anwaltskanzlei – inklusive Timetable für die Pflege und Erneuerung Ihrer Systeme.
Warum Hardware in Kanzleien besonders belastet ist
Anwaltskanzleien arbeiten täglich mit großen Datenmengen: Verträge, Gerichtsakten, Korrespondenz und umfangreiche Recherchen. Die IT-Systeme laufen oft im Dauerbetrieb, da Fristen eingehalten werden müssen und Mandanten erwarten, dass ihre Angelegenheiten jederzeit bearbeitet werden können.
Diese extreme Dauerbelastung hat zwei Folgen:
Physischer Verschleiß: Die IT-Hardware in Ihrer Kanzlei nutzt sich durch die Extrembelastung ab. Betroffen sind alle Hardware-Geräte und elektronischen Bauteile. Besonders mechanische Komponenten wie Festplatten-Laufwerke werden in Mitleidenschaft gezogen. Der physische Verschleiß ist ein „normaler“ Prozess – denken Sie nur an Ihr Smartphone.
Mangelnde Sicherheit: Bei alten Geräten stellen die Hersteller irgendwann den Support ein, es gibt keine Sicherheitsupdates mehr. Das bedeutet: Die Geräte sind nicht mehr auf dem neuesten Stand und werden zum Einfallstor für Cyberangriffe – ein enormes Risiko, insbesondere in einer Kanzlei, die vertrauliche Mandantendaten und sensitive Rechtsdokumente verwaltet.
Kanzlei-Hardware: Die wichtigsten IT-Komponenten
1. NAS-Speichersysteme: Das digitale Archiv Ihrer Kanzlei
Was ist ein NAS (Network Attached Storage)?
Ein NAS (Network Attached Storage) ist vereinfacht gesagt dafür da, Daten zentral zu speichern und verfügbar zu machen. Anstatt dass wichtige Dateien wie Verträge, Schriftsätze, Gerichtsakten oder Abrechnungsunterlagen verstreut auf einzelnen Kanzlei-Computern liegen, landen sie gesammelt auf diesem Gerät.
Das hat mehrere Vorteile: Alle Arbeitsplätze in der Kanzlei greifen auf dieselben Daten zu, die immer aktuell und rund um die Uhr verfügbar sind. Das NAS ist geschützt und es können unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden – wichtig für die Mandantenvertraulichkeit. Und schließlich arbeiten viele Systeme mit mehreren Festplatten. Das bedeutet: Fällt eine Festplatte aus, bleiben die Daten durch Kopien erhalten.
Lebensdauer: 4 bis 7 Jahre
Die Lebensdauer des digitalen Speichers hängt von der Nutzungsintensität ab. In einer Einzelkanzlei mit wenigen Zugriffen hält ein NAS länger als in einer Großkanzlei mit 20 oder mehr Anwältinnen und Anwälten.
Notwendiger Austausch: Warnsignale
- Fehlende Updates: Bietet der Hersteller keine Sicherheitsupdates mehr an, drohen Sicherheitslücken.
- Laute Geräusche: Ungewöhnlich laute Lüfter oder Festplatten deuten auf Verschleiß hin.
- Langsame Übertragung: Das Laden von Mandantendaten oder großen Dokumenten dauert deutlich länger als gewohnt.
- Häufige Fehlermeldungen: Wiederholte Warnungen sind ein klares Alarmsignal.
Unser Kanzlei-Tipp: Achten Sie darauf, dass das NAS regelmäßig gesichert wird – idealerweise auf einem externen System oder in der Cloud. Denn auch ein NAS schützt nicht vor Brand, Diebstahl oder Wasserschaden.
2. Festplatten: Die Schwachstelle im Datenspeicher
Was leisten Festplatten?
Festplatten sind die eigentlichen Datenträger im Hintergrund – egal ob im Kanzlei-Rechner, im NAS oder im Server. Dort liegen Mandantendaten, eingescannte Dokumente, Verträge und Korrespondenz in oft riesigen Mengen (mehrere Terabyte). Da Festplatten mechanische Bauteile sind, mit rotierenden Scheiben und beweglichen Schreib- und Leseköpfen, gehören sie zu den Komponenten, die am schnellsten verschleißen und am häufigsten ausfallen.
Lebensdauer je nach Typ
- Standard-Festplatten: 3 bis 6 Jahre bei Dauerbetrieb
- Enterprise-Festplatten: 5 bis 8 Jahre – sie sind robuster und speziell für 24/7-Betrieb gebaut
Notwendiger Austausch: Früherkennung
Die meisten Festplatten überwachen sich heute selbst über das sogenannte SMART-System (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology). Dabei werden Werte wie Temperatur, Lesefehler oder Laufzeit gespeichert. IT-Dienstleister können diese Daten regelmäßig prüfen und erkennen so rechtzeitig, wenn eine Festplatte bald ausfallen könnte.
Unser Kanzlei-Tipp: Verlassen Sie sich niemals auf nur eine Festplatte. In Anwaltskanzleien ist ein tägliches Backup in einem separaten Zweitsystem Pflicht – damit keine Mandantendaten unwiederbringlich verloren gehen.
3. Server: Das Herzstück Ihrer Kanzlei-IT
Was ist ein Server?
Der Server ist der zentrale Rechner, der die Fäden Ihrer Kanzlei-IT zusammenhält. Hier laufen die Kanzleisoftware, das Terminmanagement, das Dokumentenmanagementsystem und oft auch die Schnittstellen zu Abrechnungssystemen oder Gerichten zusammen. Im Unterschied zu normalen PCs sind Server für den Dauerbetrieb ausgelegt. Sie sind zwar grundsätzlich zuverlässig, aber auch nicht unendlich haltbar.
Lebensdauer
- Standard-Business-Server: 4 bis 6 Jahre
- Enterprise-Server: bis zu 9 Jahre – sie sind langlebiger, aber auch teurer
Notwendiger Austausch: Typische Gründe
- Ende des Supports: Keine Updates durch den Hersteller bedeuten Sicherheitsrisiken.
- Hoher Stromverbrauch: Ältere Server verbrauchen oft doppelt so viel Energie wie moderne Modelle.
- Leistungsgrenzen: Neue Kanzleisoftware-Versionen oder erweiterte DMS-Funktionen benötigen oft deutlich mehr Rechenleistung. Wird das System träge, ist ein Austausch fällig.
Unser Kanzlei-Tipp: Planen Sie Serverwechsel frühzeitig ein, bevor Ausfälle auftreten – am besten mit Ihrem IT-Dienstleister. Ein reibungsloser Umstieg sorgt dafür, dass die Kanzleiabläufe nicht ins Stocken geraten.
4. USV: Der unsichtbare Schutz vor Stromausfällen
Was ist eine USV?
Eine USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) ist im Prinzip ein Pufferakku zwischen Steckdose und IT-System. Sie sorgt dafür, dass Server, NAS oder kritische Kanzlei-Rechner bei Stromausfall nicht sofort ausgehen, sondern noch einige Minuten weiterlaufen. Diese Zeit reicht, um wichtige Prozesse zu sichern oder die Geräte geordnet herunterzufahren – und schützt so vor dem Verlust Ihrer wertvollen Mandantendaten oder beschädigten Dateien.
Lebensdauer
- Elektronik: 5 bis 8 Jahre
- Akkus: 3 bis 5 Jahre – sie verschleißen deutlich schneller als die Elektronik
Regelmäßige Wartung ist Pflicht
Die Akkus einer USV verlieren über die Jahre ihre Kapazität. Werden sie nicht rechtzeitig ersetzt, bietet die USV im Ernstfall keinen Schutz mehr. Lassen Sie die Anlage mindestens alle sechs Monate von Ihrem IT-Dienstleister testen und warten.
Unser Kanzlei-Tipp: Platzieren Sie USVs nicht in stickigen Abstellräumen. Hitze reduziert die Lebensdauer der Akkus erheblich. Auch hier gilt: Fragen Sie am besten Ihren IT-Dienstleister.
5. Firewall: Ihr digitaler Sicherheitspartner
Warum ist eine Firewall so wichtig?
Eine Firewall kontrolliert alle Datenströme zwischen Ihrer Kanzlei und dem Internet – und blockiert unerwünschte Zugriffe. Sie ist damit der wichtigste Schutzschild gegen die Angriffe von Hackern, die es besonders auf Ihre vertraulichen Mandantendaten abgesehen haben. Moderne Firewalls erkennen nicht nur verdächtigen Datenverkehr, sondern können auch Viren oder Schadsoftware direkt abwehren.
Lebensdauer
5 bis 7 Jahre, abhängig von Herstellersupport und Leistungsfähigkeit
Notwendiger Austausch: Kritische Anzeichen
- Keine Sicherheitsupdates mehr: Das höchste Risiko für Ihre Mandantendaten.
- Veraltete Verschlüsselung: Alte Firewalls können modernen Angriffsmethoden oft nichts mehr entgegensetzen.
- DSGVO-Compliance: Geräte ohne aktuelle Sicherheitsstandards erfüllen rechtliche Vorgaben nicht mehr – ein besonderes Risiko für Anwaltskanzleien.
Unser Kanzlei-Tipp: Firewalls müssen laufend aktualisiert werden. Vereinbaren Sie mit Ihrem IT-Dienstleister einen laufenden Wartungsvertrag, damit keine Sicherheitslücken entstehen.
5-Punkte-Checkliste: So verlängern Sie die Lebensdauer Ihrer Hardware
Natürlich sind Sie als Rechtsanwältin bzw. Rechtsanwalt kein IT-Spezialist. Aber Sie können dennoch etwas dazu beitragen, dass Ihre Kanzlei-Hardware möglichst lange gut läuft. Die wichtigste Regel lautet: Regelmäßige Wartung zahlt sich aus. Achten Sie darauf, dass diese fünf Punkte laufend gecheckt werden.
- Staub entfernen: Staub ist einer der häufigsten Gründe für überhitzte Computer und Server in der Kanzlei. Eine professionelle Reinigung alle sechs Monate verlängert die Lebensdauer Ihrer IT-Hardware deutlich.
- Monitoring nutzen: Mit einer kontinuierlichen Überwachung von Festplatten und Temperaturen lassen sich drohende Ausfälle frühzeitig erkennen. So bleibt Ihre Kanzlei-IT zuverlässig und Sie vermeiden teure Ausfallzeiten.
- Updates einspielen: Sicherheitsupdates schützen Ihre Mandantendaten vor Cyberangriffen. Lassen Sie Updates regelmäßig und geprüft installieren, damit Ihre Kanzleisoftware reibungslos weiterläuft.
- Backup prüfen: Ein Backup nützt nur, wenn es im Ernstfall funktioniert. Testen Sie Ihre Datensicherung regelmäßig, um Mandantendaten zuverlässig vor Verlust zu schützen.
- Akkus warten: Die Akkus Ihrer USV verlieren mit der Zeit an Kapazität. Ein halbjährlicher Test stellt sicher, dass Ihre Kanzlei-IT auch bei Stromausfällen geschützt bleibt.
Hardware-Austausch planen: Diese Fristen sollten Sie kennen
Sollte ein Hardware-Austausch nötig sein, ist es wichtig, diesen rechtzeitig, geplant und professionell durchzuführen, um Ihre Kanzlei-IT schnellstmöglich wieder top-leistungsfähig zu machen. Behalten Sie diese Übersicht in petto und orientieren Sie sich bei der Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister daran:
Ihr IT-Dienstleister: Darauf sollten Sie in der Zusammenarbeit achten
Als Anwalt haben Sie weder Zeit noch die technische Expertise, um Hardware-Lebenszyklen zu überwachen. Ein spezialisierter IT-Dienstleister übernimmt diese Aufgabe und sorgt für eine zuverlässige Kanzlei-IT. Wie in jeder Branche gibt es bei den Anbietern und ihren Leistungen allerdings große Qualitätsunterschiede. Bei der Wahl und dem Vertragsabschluss mit Ihrem IT-Dienstleister sollten Sie daher auf die folgenden Punkte achten, wenn es um die Wartung Ihrer Kanzlei-Hardware geht:
1. Proaktives Monitoring
Fernüberwachung: Ein professioneller IT-Dienstleister überwacht Ihre Systeme rund um die Uhr. Temperaturen, Festplatten-Zustand und Systemleistung werden automatisch geprüft. Sie erfahren von Problemen, bevor es zu einem Ausfall kommt.
SMART-Analyse: Ihr IT-Partner wertet die Festplatten-Diagnosedaten aus und tauscht kritische Komponenten rechtzeitig aus. Das verhindert Datenverlust und ungeplante Ausfallzeiten.
Automatische Updates: Sicherheitsupdates werden regelmäßig eingespielt – aber erst nach Tests in einer sicheren Umgebung. So bleiben Ihre Systeme sicher, ohne dass der Kanzleibetrieb gestört wird.
2. Langfristige Hardware-Planung
Austauschkalender: Ein guter IT-Dienstleister erstellt einen mehrjährigen Plan für Hardware-Erneuerungen. Sie wissen Jahre im Voraus, wann Investitionen anstehen und können diese in Ihre Kanzleiplanung einbeziehen.
Budgetplanung: Statt unvorhergesehener Ausgaben in fünfstelliger Höhe zahlen Sie planbare monatliche Raten. Viele IT-Services bieten Leasing-Modelle, die auch Wartung und Support einschließen.
Herstellerunabhängige Beratung: Während Hersteller ihre eigenen Produkte verkaufen wollen, empfiehlt ein neutraler IT-Partner die beste Lösung für Ihre Kanzlei – auch wenn sie günstiger ist.
3. Spezielles Know-how für Anwaltskanzleien
DSGVO-Compliance: IT-Dienstleister mit Rechts-Fokus kennen die besonderen Datenschutz-Anforderungen für Mandantendaten und konfigurieren Ihre Systeme entsprechend.
Kanzleisoftware-Integration: Der Austausch von Hardware erfolgt nahtlos. Ihre Kanzleisoftware, Terminplanung, DMS und Abrechnungssysteme laufen ohne Unterbrechung weiter.
Notfall-Support: Bei unvorhergesehenen Problemen ist schnelle Hilfe verfügbar. Das ist gerade für Ihre Anwaltskanzlei essentiell, immerhin sind Fristen einzuhalten und Mandanten zu betreuen.
Anwaltsspezifische Sicherheit: Besondere Verschlüsselungsanforderungen und Zugriffsbeschränkungen werden berücksichtigt, um die anwaltliche Schweigepflicht technisch abzusichern.
Unser Fazit: Warten Sie Ihre Kanzlei-Hardware laufend – mit einem professionellen IT-Dienstleister
Hardware-Ausfälle kommen selten überraschend. Die meisten kündigen sich durch Warnsignale an. Wichtig ist, diese zu erkennen und rechtzeitig tätig zu werden. Das vermeidet Notfalleinsätze und Kanzleiausfälle, die Ihnen bares Geld kosten. Bedenken Sie: Die planbare Investition in neue Kanzlei-Hardware ist deutlich günstiger als die überraschenden Kosten eines Totalausfalls Ihrer IT.
Unser Tipp: Erstellen Sie einen Hardware-Austauschplan mit Ihrem IT-Dienstleister. So können Sie Investitionen über mehrere Jahre verteilen, halten Ihre Kanzlei-IT stabil und vermeiden Ausfälle.
