Eine Kanzlei ist kein Unternehmen, das Liefertermine verschieben kann. Rechtsmittelfristen, Einreichfristen, Gerichtstermine – sie laufen, egal was gerade mit der IT passiert. Und doch haben die wenigsten Kanzleien eine klare Antwort auf die Frage, was eigentlich konkret passiert, wenn die Systeme ausfallen. Backup vorhanden? Gut. Aber was dann?
Die folgenden fünf Fragen sind keine theoretische Übung. Sie stammen aus Gesprächen, die wir regelmäßig mit Kanzleien führen – und die meisten kommen ins Stocken, spätestens bei Frage zwei. Beantworten Sie sie ehrlich.
Frage 1: Wissen alle in Ihrer Kanzlei, was im Notfall zu tun ist – oder nur Sie?
Notfallpläne, die nur der Kanzleileitung bekannt sind, funktionieren nicht – weil im Notfall häufig nicht die Führungskraft als erste mit dem Problem konfrontiert wird. Es ist die Assistenz, die den Schriftsatz einbringen soll und merkt, dass das System nicht reagiert. Es ist die Sachbearbeiterin, die sich fragt, ob sie jetzt das Gericht anrufen soll oder erst auf die IT wartet. Ein funktionierendes BCM-Konzept (Business Continuity Management) benennt Rollen, keine Zuständigkeiten auf dem Papier. Wer informiert wen zuerst? Wer entscheidet, ob das Gericht kontaktiert wird? Wer hat Zugriff auf den Notfall-ERV-Zugang – und weiß das auch, wie er ihn benutzt? Diese Dinge müssen geübt werden, mindestens einmal jährlich. Nicht als Pflichtübung, sondern weil eine Feuerübung genau deshalb funktioniert, weil man sie kennt.
✓ Wenn ja: Gut. Stellen Sie sicher, dass der Plan bei Personalwechseln aktualisiert wird.
✗ Wenn nein: Erstellen Sie eine einseitige Notfallkarte: ausgedruckt, sichtbar, nicht nur auf dem Server.
Frage 2: Können Sie heute, ohne IT, alle laufenden Fristen benennen?
Das ist die härteste Frage – und erfahrungsgemäß die, bei der die meisten ins Stocken geraten. Wenn Ihre Kanzleisoftware ausfällt, sind alle Fristen, die darin verwaltet werden, zunächst schlicht nicht mehr sichtbar. Was läuft heute ab? Was morgen? Wer weiß das, ohne in ein System schauen zu können?
„Ein Fristenkalender, der nur digital existiert, ist im Ausfall kein Fristenkalender.“
Viele Kanzleien haben den Fristenkalender vollständig in die Software ausgelagert – was im Normalbetrieb funktioniert, im Ausnahmefall aber zur Blackbox wird. Ein analoges Sicherheitsnetz muss her: ein täglich aktualisierter Ausdruck der nächsten 72 Stunden, ein separater Kalender, eine klare Verantwortlichkeit. Das klingt altmodisch. Es ist es nicht – es ist das, was Kanzleien in der Krise von Kanzleien ohne Plan unterscheidet.
✓ Wenn ja: Gut. Prüfen Sie, ob der Prozess dokumentiert und wirklich allen bekannt ist – nicht nur Ihnen.
✗ Wenn nein: Sofortmaßnahme: Legen Sie noch diese Woche fest, wie Fristen ohne System überblickt werden können.
Frage 3: Haben Sie für den ERV-Zugang eine erprobte Alternative?
Der elektronische Rechtsverkehr ist für österreichische Rechtsanwaltskanzleien Pflicht – und genau deshalb eine kritische Schwachstelle. Wenn der ERV-Client nicht startet, das Zertifikat nicht erkannt wird oder schlicht das Internet weg ist, hilft der fertig formulierte Schriftsatz nichts. Er kommt nicht an.
„Eine Ausweichlösung, die niemand je benutzt hat, wird im Notfall nicht funktionieren.“
Was dann? Gibt es einen zweiten Rechner mit funktionierendem ERV-Zugang? Kann jemand aus dem Homeoffice einbringen? Kennt das Team den Weg zur physischen Einbringung beim Gericht – und wann Fax noch zulässig ist? Diese Alternativen müssen nicht täglich genutzt werden. Aber sie müssen getestet sein. Eine Alternative, die man noch nie ausprobiert hat, ist keine Alternative.
✓ Wenn ja: Ihre Kommunikation ist vorbereitet. Prüfen Sie, ob alle Beteiligten wissen, wo die Vorlagen zu finden sind.
✗ Wenn nein: Erstellen Sie eine einfache Kommunikationsmatrix: Wer informiert wen, wann und mit welchem Inhalt?
Frage 4: Wie lange dauert es, bis Ihre Systeme nach einem Ausfall wieder laufen?
Die ehrliche Antwort, die wir am häufigsten hören: „Wenige Stunden.“ Die tatsächliche Dauer bei einem ernsthaften Ausfall: oft einen Tag, manchmal zwei. Der IT-Dienstleister ist nicht sofort erreichbar. Die Ursache ist unklar. Das Backup muss eingespielt werden. Die Arbeitsumgebung muss wiederhergestellt werden. Und währenddessen läuft die Frist.
Zwei Kennzahlen gehören deshalb in jedes BCM-Konzept: die Recovery Time Objective (RTO) – wie lange darf die Wiederherstellung maximal dauern, damit keine Fristen gefährdet werden – und die Recovery Point Objective (RPO) – wie viel Datenverlust ist vertretbar. Wer diese Zahlen nicht kennt, kann seinem IT-Dienstleister keine sinnvollen Anforderungen stellen. Und wer keine sinnvollen Anforderungen stellt, bekommt auch keine sinnvolle Lösung.
✓ Wenn ja: Sie kennen Ihre Wiederherstellungszeiten. Prüfen Sie, ob Ihr IT-Dienstleister sie garantieren kann.
✗ Wenn nein: Fragen Sie Ihren IT-Dienstleister konkret: Wie lange dauert eine vollständige Wiederherstellung? Die Antwort wird aufschlussreich sein.
Frage 5: Was kommunizieren Sie nach außen, wenn Ihre Systeme ausfallen?
Ein IT-Ausfall betrifft nicht nur die interne Arbeit. Mandantinnen und Mandanten, die eine Antwort erwarten. Gerichte, die Einreichungen erwarten. Behörden, mit denen Fristen abgestimmt sind. Wer in diesem Moment improvisiert, verliert Zeit – und Zeit ist das, was man in einer Fristensituation am wenigsten hat.
„Wer einen IT-Ausfall nicht dokumentiert, hat im Wiedereinsetzungsverfahren schlechte Karten.“
Zur Vorbereitung gehören vorformulierte Kommunikationsvorlagen, eine Kontaktliste der sofort zu benachrichtigenden Stellen und ein Protokollierungskonzept für den Vorfall selbst. Letzteres ist nicht nur für die interne Aufarbeitung relevant: Wer eine Wiedereinsetzung beantragen muss, muss den Ausfall lückenlos dokumentieren können – wann was ausgefallen ist, welche Maßnahmen ergriffen wurden, wann die Systeme wieder liefen. Gerichte sind bei technisch bedingten Fristversäumnissen nicht automatisch kulant, aber sie akzeptieren saubere Dokumentation.
✓ Wenn ja: Ihre Kommunikation ist vorbereitet. Prüfen Sie, ob alle Beteiligten wissen, wo die Vorlagen zu finden sind.
✗ Wenn nein: Erstellen Sie eine einfache Kommunikationsmatrix: Wer informiert wen, wann und mit welchem Inhalt?
Und jetzt – wo stehen Sie wirklich?
Wenn Sie alle fünf Fragen klar bejahen konnten: gut. Ihre Kanzlei gehört zu einer Minderheit. Die meisten kommen spätestens bei Frage zwei oder vier ins Stocken – nicht, weil sie nachlässig wären, sondern weil BCM in der täglichen Kanzleiarbeit schlicht kein Thema ist, bis es eines wird.
Der sinnvollste erste Schritt ist eine Gap-Analyse: eine strukturierte Bestandsaufnahme, was bereits vorhanden ist und wo die größten Lücken liegen. Das muss kein wochenlanger Prozess sein – mit einem erfahrenen IT-Partner, der den Kanzleibetrieb kennt, lässt sich in wenigen Tagen ein klares Bild zeichnen. Entscheidend ist, dass ERV, Fristenmanagement und berufsrechtliche Besonderheiten dabei mitgedacht werden – Standard-IT-Konzepte tun das in der Regel nicht.
Fristen warten nicht. Ihr Notfallplan sollte es auch nicht.
IT-Ausfälle sind keine Frage des Ob. Sie sind eine Frage des Wann – und wie gut Ihre Kanzlei darauf vorbereitet ist. Wer die fünf Fragen oben beantworten kann, ist vorbereitet. Wer nicht, weiß jetzt, wo er anfangen muss.
Wir machen das konkret: Eine strukturierte Gap-Analyse, die zeigt, wo Ihre Kanzlei steht und welche Maßnahmen den größten Unterschied machen. Sprechen Sie uns an.
